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Whistleblowing

ALTANA bietet allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit sowie Kunden, Lieferanten und anderen externen Partnern eine Whistleblowing-Hotline an. Über die Whistleblowing-Hotline können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Verstöße gegen Compliance-Vorschriften innerhalb von ALTANA auf geschützte Weise melden.

Die Einhaltung von Gesetzen und bestimmten internen Vorschriften ist für jedes Handeln bei ALTANA von grundlegender Bedeutung. ALTANA verlangt von allen seinen Vorständen, Führungskräften, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Vermittlern, dass sie im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Richtlinien handeln und bei der Ausübung ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten hohe Standards der geschäftlichen und persönlichen Ethik einhalten. Jede Organisation ist dem Risiko ausgesetzt, unwissentlich rechtswidriges oder unethisches Verhalten zu begünstigen. Der erste Schritt zur Beseitigung solchen Verhaltens besteht darin, es zu erkennen. ALTANA ermutigt jeden seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Compliance-Verstöße zu melden, entweder über einen der etablierten Kanäle wie die lokale Geschäftsleitung oder, sofern vorhanden, die lokalen Betriebsräte, oder über das ALTANA-Whistleblowing-System.

Meldungen

Meldungen können entweder telefonisch oder schriftlich erfolgen. Die Meldungen werden über einen externen Dienstleister namens Safecall abgewickelt. Auf diese Weise können wir das ALTANA-Whistleblowing-System in fast allen bei ALTANA gesprochenen Sprachen und rund um die Uhr anbieten. Zudem sind die Safecall-Mitarbeiter am anderen Ende der Leitung geschulte Fachkräfte mit viel Erfahrung im Umgang mit solchen Anrufen. Wenn Sie eine Meldung machen möchten, besuchen Sie bitte die Safecall-Website, um die gebührenfreie Telefonnummer für telefonische Meldungen sowie ein Online-Formular für die schriftliche Einreichung Ihrer Meldung zu finden.

Anonymität und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Bei der Meldung können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihre Identität preisgeben oder anonym bleiben möchten. Das ALTANA-Whistleblowing-System bietet drei Arten der Vertraulichkeit zur Auswahl, und ALTANA wird Ihre Entscheidung respektieren:

  • Bekannt: Bei der Einreichung Ihrer Meldung können Sie zustimmen, dass Ihre Identität dem Chief Compliance Officer und einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern der zentralen Compliance-Abteilung von ALTANA offengelegt wird, die Ihre Meldung untersuchen werden (die genaue Definition dieser Personengruppe finden Sie in der Whistleblowing-Richtlinie). Ihre Identität wird von diesen Personen vertraulich behandelt.
  • Halbanonym: Sie haben die Möglichkeit, Ihren Namen dem externen Dienstleister Safecall mitzuteilen, unter der Bedingung, dass Safecall Ihre Identität nicht an ALTANA weitergibt. Auf diese Weise ermöglichen Sie es dem ALTANA-Ermittlungsteam, Sie über Safecall mit möglichen Folgefragen zu kontaktieren, auch wenn Ihre Identität gegenüber ALTANA nicht offengelegt wurde.
  • (Vollständig) anonym: Ihre dritte Option besteht darin, Ihre Identität bei der Meldung nicht preiszugeben. Auf diese Weise bleiben Sie vollständig anonym.

Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Meldung entweder namentlich oder zumindest halb-anonym einzureichen. Häufig ergeben sich im Zuge der Untersuchung des mutmaßlichen Compliance-Verstoßes Folgefragen. Völlig anonyme Meldungen würden es nicht ermöglichen, solche Folgefragen mit dem Hinweisgeber zu klären, und könnten dazu führen, dass eine Untersuchung ergebnislos bleibt.

In der Whistleblowing-Richtlinie hat sich ALTANA verpflichtet, sicherzustellen, dass niemand, der eine Meldung über das ALTANA-Whistleblowing-System macht, Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt wird.

Weiterverfolgung von Meldungen

Gemeldete Compliance-Verstöße werden unter der Aufsicht des Chief Compliance Officers von ALTANA untersucht. Sofern der Hinweisgeber seine Identität offengelegt hat (bekannte oder halb-anonyme Meldung), bestätigt der Chief Compliance Officer dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung und hält ihn über den Fortschritt und die Ergebnisse der Untersuchung auf dem Laufenden.

Wahrheit und meldepflichtige Compliance-Verstöße

Melden Sie keine Informationen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind. Die wissentliche Meldung falscher Informationen wird als schwerwiegendes disziplinarisches Vergehen angesehen und hat schwerwiegende Konsequenzen zur Folge. Der gewährte Schutz durch Anonymität und den Verzicht auf Vergeltungsmaßnahmen setzt voraus, dass Sie berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen.

Meldepflichtige Verstöße sind Verstöße gegen geltendes Recht, Verstöße gegen den ALTANA-Verhaltenskodex sowie Verstöße gegen eine ALTANA-Unternehmensrichtlinie, jedoch nicht gegen interne lokale Richtlinien oder Leitfäden.

Whistleblowing-Richtlinie

Die Schutzmaßnahmen hinsichtlich Vertraulichkeit und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen sind in der Whistleblowing-Richtlinie von ALTANA geregelt, die seit dem 1. März 2021 für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit gilt. Bitte lesen Sie die Richtlinie, um den Umfang der angebotenen Anonymitäts- und Schutzmaßnahmen vor Vergeltungsmaßnahmen sowie die Bedingungen zu verstehen, die erfüllt sein müssen, damit diese Schutzmaßnahmen greifen. Die Richtlinie legt auch das Verfahren fest, nach dem ALTANA mit Meldungen umgeht, die über die Whistleblowing-Hotline eingehen. Eine Kopie der Richtlinie finden Sie hier.

Kontakt

Verantwortlich für das ALTANA-Whistleblowing-System ist Herr Jan Bir, General Counsel & Chief Compliance Officer. Bei Fragen zum Whistleblowing bei ALTANA wenden Sie sich bitte an Herrn Jan Bir unter der Telefonnummer +49 281 670-10500 oder per E-Mail an Legal@altana.com.